Những lưu ý khi gửi Email hàng loạt là gì ?

Nếu bạn có một danh sách khách hàng mà bạn muốn gửi email mỗi ngày, dĩ nhiên bạn không muốn email của bạn bị chặn hoặc bị đánh dấu là spam trong hộp email.

Để tăng tỉ lệ nhận email của bạn, Khi gửi bạn nên chắc chắn rằng tất cả người nhận đều mong muốn nhận nó, dĩ nhiên là không dễ dàng chút nào. Hãy xem một vài hướng dẫn sau để chắc rằng thông điệp bạn muốn gửi luôn được sẵn sàng đón nhận.

Nguyên tắc cơ bản.

• Gửi email tới những người cần thông tin.
• Không bao giờ giấu IP thật và địa chỉ email thật của bạn.
• Không bao giờ dùng địa chỉ IP động để gửi email trực tiếp.
• Không bao giờ sử dụng địa chỉ proxy công cộng để gửi email

Đăng ký và ngừng đăng ký nhận Email

• Mỗi người nhận email trong danh sách của bạn nên được lựa chọn để nhận được tin nhắn từ bạn thông qua một email yêu cầu để đăng ký vào danh sách, hoặc tự nhập thông tin trên một trang web hoặc phần mềm.
• Email tới những người nhận nên có lựa chọn cho họ ngừng đăng ký nhận email.

Định dạng nội dung

• Liên kết tới trang web của bạn, không dùng địa chỉ IP trong nội dung email.
• Email không có dùng Javascript trong nội dung.
• Không nhúng Flash  (ActiveX/Flash) trong nội dung email.
• không nhúng bảng nhập liệu trong nội dung email.

Kiểm tra địa chỉ bị chặn.

Bạn có thể kiểm tra địa chỉ IP hoặc đường dẫn đến trang của bạn trong email có bị chặn (blacklist) bằng một số công cụ online sau:

• http://www.anti-abuse.org/multi-rbl-check/
• http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Các hướng dẫn của những nhà cung cấp dịch vụ email hàng đầu

• Gmail Email Sender Guidelines
• Yahoo Email Sender Guidelines
• Hotmail/Outlook/Live Bulk Email Sender Guidelines
• AOL Bulk Email Sender Guidelines

Nếu bạn đang gửi email theo hướng dẫn ở trên và có vấn đề khi gửi email, bạn có thể liên hệ với những nhà cung cấp để được hỗ trợ :

• Gmail Bulk Sender Contact Form
• Yahoo Bulk Sender Contact Form
• Hotmail Deliverability Issue Submission
• Gaining Whitelisted from AOL

Email của tôi có gửi vào inbox ?

• Khả năng vào inbox của bạn phụ thuộc vào server bạn dùng để gửi email, giả sử bạn dùng hòm mail của Yahoo sẽ có tỷ lệ vào inbox thấp hơn Gmail. 
• Khả năng vào inbox của bạn phụ thuộc vào số lượng người bấm vào nút 'Report spam'. (Các hòm mail đều có 1 nút để khiếu nại người gửi mail là spam, nút đó gọi là Report Spam)
• Khả năng vào inbox của bạn phụ thuộc vào nội dung bức mail, trong nội dung của bạn có chứa các từ khóa hay đường link website không tốt hoặc thường được sử dụng trong spam hay không.
• Và còn nhiều yếu tố kĩ thuật khác tạm thời chúng tôi không đề cập ở đây như SPF, DKIM, Reverse DNS, Balance ... Nhưng tất nhiên khi bạn thuê một server mail thì bên cung cấp server mail đã tự cấu hình toàn bộ cho bạn rồi. Việc bạn cần làm chỉ là nhập thông số vào phần mềm để gửi thôi.

Email Marketing khác Spam Email ở chỗ nào ?

Phần lớn mọi người đều có thói quen gán những hành động mang tính hàng loạt là Spam, như gửi email hàng loạt gọi là spam email.

Tuy nhiên hoàn toàn không phải như vậy. Spam được chỉ hành động mang tính chất tiêu cực, làm người nhận khó chịu. Spam được dịch là "thư rác" - tức là những bức thư không có giá trị với người nhận. Giả sử bạn cần quảng cáo quần áo nam, nhưng lại gửi những bức mail quảng cáo tới một danh sách người nhận hoàn toàn là nữ. Rõ ràng là đối tượng bạn cần gửi đến không có nhu cầu nhận những bức mail của bạn và họ còn cảm thấy khó chịu khi những bức mail quảng cáo của bạn cứ nham nhảm xuất hiện trong hòm thư của họ. Việc bạn gửi một cách tiêu cực như vậy sẽ khiến người nhận mail bấm vào nút khiếu nại (report spam) trên hòm mail của họ để báo cho nhà cung cấp dịch vụ biết là bạn đang spam. Ngay lập tức các bức mail của bạn chở về sau mà gửi đến người nhận đó sẽ bị đưa vào hòm spam. Nếu nhiều người cùng bấm vào nút đó thì hậu quả là tỷ lệ vào inbox của bạn sẽ bị giảm đi hay nếu bạn dùng các dịch vụ chuyên gửi email marketing vào inbox thì họ cũng sẽ không cho bạn sử dụng dich vụ của họ nữa.

     Chúng tôi cung cấp phần mềm để gửi email đi hàng loạt nhưng không ủng hộ việc sử dụng phần mềm vào mục đích spam. Khi các bạn sử dụng phần mềm cần lưu ý tới đối tượng nhận mail có phù hợp với nội dung bức mail của bạn hay không và họ có nhu cầu nhận mail của bạn hay không.